Appels à propositions de l'UE pour les ONG locales : par où commencer

L'Union européenne est l'un des plus grands financeurs publics de la société civile dans le monde, mais ses appels peuvent sembler intimidants : longues lignes directrices, annexes formelles, enregistrements sur des portails et dates limites strictes. Des organisations locales remportent pourtant des subventions de l'UE, et beaucoup d'autres y participent en tant que partenaires ou bénéficiaires de sous-subventions. Ce guide explique où sont publiés les appels de l'UE, quels rôles une ONG locale peut jouer et comment se préparer.

Où sont publiés les appels de l'UE

Les appels gérés par la Commission européenne, y compris ceux de l'action extérieure, sont publiés sur le Funding & Tenders Portal de l'UE. Chaque appel dispose d'une page avec les lignes directrices, les annexes et les instructions de soumission. Les délégations de l'UE dans les pays partenaires lancent aussi des appels pour leur pays, souvent dans le cadre des programmes thématiques consacrés aux organisations de la société civile ainsi qu'aux droits humains et à la démocratie, et les annoncent également sur le site web et les réseaux sociaux de la délégation.

FundingCalls consulte le portail chaque jour et répertorie les appels ouverts avec leurs dates limites et leurs budgets ; voir les pages des bailleurs et les appels de l'UE dans la liste ci-dessous. Téléchargez toujours les documents de l'appel sur le portail lui-même, car les annexes et les rectificatifs ne sont publiés que là.

Les rôles qu'une ONG locale peut jouer

• Demandeur principal. L'organisation qui soumet la proposition, signe le contrat et répond de l'action devant l'UE. Les appels nationaux des délégations sont souvent conçus en pensant aux organisations locales comme demandeurs principaux.
• Codemandeur. Un partenaire qui participe à la conception et à la mise en œuvre de l'action et dont les coûts sont éligibles. De nombreux appels exigent ou valorisent les partenariats entre organisations internationales et locales.
• Entité affiliée. Une organisation ayant un lien structurel avec un demandeur, comme un membre d'un réseau, qui peut elle aussi mettre en œuvre une partie de l'action.
• Bénéficiaire d'un soutien financier (sous-subventions). Les subventions de l'UE plus importantes permettent souvent au demandeur principal de redistribuer de plus petites subventions à des organisations locales. Ces appels de sous-subventions sont généralement plus simples et constituent un bon moyen de se constituer une expérience avec l'UE.

Comment se déroule généralement la procédure

De nombreux appels de l'action extérieure suivent une procédure « restreinte » en deux étapes. Vous soumettez d'abord une courte note conceptuelle ; les évaluateurs notent toutes les notes conceptuelles et invitent les meilleures à soumettre une candidature complète avec un budget détaillé et un cadre logique. D'autres appels sont « ouverts », avec la candidature complète d'emblée. Les lignes directrices précisent la procédure applicable, les documents à fournir à chaque étape et le moment où les pièces justificatives sont demandées.

Les subventions de l'UE ne couvrent généralement pas la totalité des coûts d'une action. Les lignes directrices fixent les montants minimal et maximal de la subvention ainsi que la part des coûts prise en charge par l'UE, le reste devant provenir des demandeurs ou d'autres bailleurs de fonds. Vérifiez ce point tôt ; le cofinancement est l'un des obstacles les plus fréquents pour les petites organisations.

Les règles applicables aux subventions de l'action extérieure figurent dans le Guide pratique des procédures contractuelles (PRAG) de la Commission. Inutile de le lire en entier, mais les lignes directrices de chaque appel y renvoient pour les définitions des coûts éligibles, la passation de marchés par les bénéficiaires de subventions et les rapports.

Que préparer avant l'ouverture d'un appel

1. Enregistrez votre organisation. Les demandeurs et partenaires doivent généralement s'enregistrer dans le Participant Register du portail pour obtenir un Participant Identification Code (PIC), et la validation peut prendre du temps. Les lignes directrices de l'appel indiquent à quelle étape il est exigé.
2. Rassemblez les documents juridiques et financiers. Statuts, certificat d'enregistrement, états financiers des dernières années et, pour les subventions plus importantes, un rapport d'audit externe.
3. Documentez votre expérience. Une liste de projets avec bailleurs, montants, dates et résultats ; les évaluateurs de l'UE cherchent la preuve que vous pouvez gérer une subvention du montant demandé.
4. Trouvez des partenaires tôt. Si vous n'êtes pas prêt à mener un projet, approchez des organisations qui ont déjà géré des subventions de l'UE et proposez ce que vous apportez : présence sur le terrain, relations et connaissance du contexte.
5. Suivez la délégation de votre pays. Les séances d'information, les prévisions d'appels à venir et les réponses aux questions sont souvent communiquées localement.

Lisez les lignes directrices de façon stratégique

Commencez par l'éligibilité des demandeurs et des actions, le montant et la durée de la subvention, le taux de cofinancement et la grille d'évaluation. Si vous ne pouvez pas remplir une condition, envisagez de rejoindre un consortium plutôt que de le mener. Nos guides pour vérifier l'éligibilité et rédiger une note conceptuelle s'appliquent directement aux appels de l'UE.

Pour garder une vue d'ensemble, parcourez les appels par pays, consultez les appels qui se clôturent bientôt et créez un profil gratuit pour que les appels ouverts soient confrontés au profil de votre organisation.